Опубликовано

Краткое руководство по применению ККТ

  1. Введение
  2. Общие сведения о контрольно-кассовой технике
  3. Выбор ККМ
  4. Выбор сервисного центра (ЦТО)
  5. Предпусковая подготовка и регистрация ККТ
    • Подготовка ККМ к регистрации и эксплуатации
    • Регистрация ККТ
    • Ввод ККМ в эксплуатацию
    • Документы для работы на ККМ
  6. Работа на ККМ

    • Начало (открытие) смены
    • Оформление продаж
    • Оформление возврата товара
    • Оформление недостачи или излишка в кассе
    • Закрытие (окончание) смены
  7. Выход ККМ из строя

    • Блокировка ККМ
    • Неисправность ККМ
  8. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
    • О проверках
    • Снятие ККМ с учёта
  9. Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В настоящем пособии в сжатом виде собраны наиболее актуальные сведения и рекомендации специалистов, касающиеся применения контрольно-кассовой техники (ККТ) в сфере торговли, общественного питания и услуг в Российской Федерации. Материал может быть использован как краткий справочник или  практическое руководство, так и в качестве учебного пособия при подготовке кассиров-операционистов и лиц, ответственных за приобретение и эксплуатацию ККТ на предприятиях.

Общие сведения о контрольно-кассовой технике

Согласно Статье 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-Ф3 [1] (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ), контрольно-кассовая техника (ККТ)— это  электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;

Иными словами, и используя традиционную аббревиатуру:

«ККМ» — это контрольно-кассовые машины предназначенные для регистрации продаж при наличных денежных расчетах и расчётах с использованием платёжных карт оснащённые фискальным накопителем (ФН). Регистрация продаж осуществляется автоматически после пробития кассиром-операционистом кассового чека путём записи денежных сумм в ФН ККМ, печатью отрывного кассового чека и передачей фискальных данных в режиме реального времени оператору фискальных данных (ОФД).

Применение ККМ обусловлено необходимостью автоматизации учета и сохранности информации после пробития чека.

(В предыдущей  редакции закона 54-ФЗ:

Контрольно-кассовые машины предназначены для регистрации продаж при наличных денежных расчетах и расчётах с использованием платёжных карт. Регистрация осуществляется автоматически после пробития кассиром-операционистом кассового чека путём  записи денежных сумм в фискальную память ККМ, печатью отрывного кассового чека, записью на электронную контрольную ленту защищённую (ЭКЛЗ) и (при наличии) оттиском на бумажной контрольной ленте.)

Применение ККМ обусловлено необходимостью автоматизации учета и сохранности информации после пробития чека.

Все ККМ условно  разделяют по типу (по функциональным и конструктивным особенностям):

Автономные — расширение функциональных возможностей достигается только за счет подключения дополнительных устройств ввода — вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. К ним относятся, так же портативные ККМ, имеющие возможность работы от аккумулятора без постоянного подключения к электросети.

Пассивные системные — имеют возможность работать в компьютерно-кассовой системе, но не имеют возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная.

Активные системные — имеют возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы. К ним относятся  POS-терминалы, обладающие возможностями персонального компьютера по вводу — выводу, хранению, обработке и отображению информации.

Фискальные регистраторы (ФР) — способны работать только в составе компьютерно-кассовой POS-системы, получая данные через канал связи.

Все типы ККТ имеют в своем составе общие элементы:

  1. блок питания;
  2. блок индикации (кроме фискальных регистраторов)
  3. блок управления;
  4. печатающее устройство (принтер чеков);
  5. блок клавиатуры (кроме фискальных регистраторов);
  6. оперативное запоминающее устройство;
  7. блок передачи фискальных данных;
  8. фискальный накопитель (ФН).

К применению допускается контрольно-кассовая техника, которая:

  1. должна быть (на дату регистрации) включена в Государственный реестр;
  2. зарегистрирована в налоговых органах по месту регистрации предприятия или его обособленного подразделения;
  3. находится в исправном состоянии.

Срок амортизации ККМ (согласно ст.258 Налогового кодекса) отсчитывается с момента ввода объекта в эксплуатацию, в случае с ККМ — с момента первой фискализации (регистрация ККМ в налоговой инспекции (ИФНС)).

Кассовые аппараты относятся к четвёртой группе классификатора основных средств, следовательно, срок амортизации для них определён от 5 до 7 лет включительно. Срок амортизации не равен сроку эксплуатации кассового аппарата. То есть, если срок амортизации закончился, но ККМ в рабочем состоянии, можно продолжать её использовать.

ВЫБОР ККМ

При выборе ККМ, необходимо в первую очередь обратить внимание на её функциональные возможности для сферы её применения (например, требуется ли печать подкладного документа и т. д.). Далее, следуют такие факторы, как ассортимент товаров (услуг) — большой или маленький, наличие базы данных товаров, надежность ККМ,  гарантийные обязательства производителя (поставщика), габариты и внешний вид. Последнее обстоятельство тоже важно, особенно, если кассовая техника используется в баре или в ресторане, в бутике и касса стоит на виду у посетителей.

Не менее важным фактором, влияющим на выбор кассового аппарата, являются условия эксплуатации кассы. Например, нестабильная электрическая сеть может создать проблемы для многих моделей ККМ. Поэтому рекомендуется:

  1. выбирать кассовые аппараты с качественным блоком питания
  2. подключать кассовый аппарат к электрической сети через сетевой фильтр

Если же кассовый аппарат используется в палатке на рынке, в выездной или уличной торговле, то есть в условиях, где электричество отсутствует в принципе, следует выбрать автономную ККМ с питанием от аккумулятора. Многие кассовые аппараты оснащены аккумуляторами.

В супермаркетах, или просто в магазинах с большим ассортиментом товаров имеет смысл использовать активные системные ККМ — POS-терминалы, а также компьютерные POS-системы, где в качестве принтера чеков используются фискальные регистраторы. POS-системы обладают большей функциональностью, по сравнению с автономными и пассивными системными кассовыми аппаратами. Преимущества использования POS-систем очевидны. Среди них стоит выделить следующие возможности:

  1. подключение  к локальной сети (ЛВС) торгового объекта;
  2. возможность автоматизации торговли и интеграция с известными программными продуктами (1С: Бухгалтерия, 1С: Предприятие и т.п.).

Целесообразно использовать POS-системы в супермаркетах, кафе, в ресторанах или на АЗС —  на любых точках продаж, где есть необходимость в распечатке как чека предварительного заказа, так и  контрольного чека.

При выборе POS-системы необходимо учитывать её габариты или возможность компактного размещения её блоков на рабочем месте кассира-операциониста. Для магазина сэкономленное пространство —  это сэкономленные деньги.

Следует, также обратить внимание на выбор программного обеспечения для POS-системы.

На этапе выбора ПО важно понять, как быстро могут усложниться бизнес процессы на Вашем предприятии, и будет ли бизнес в будущем расширяться. Если «ДА», то при выборе кассовой программы  оцените её сервисные возможности по работе с периферийным оборудованием (весы, сканеры штрих-кода, ридеры магнитных карт, модели совместимых фискальных регистраторов и т.д.), а также возможности реализации программой маркетинговой политики  кампании (программирование комбинаций скидок и надбавок, бонусных программ).

Существенную экономию можно получить, если использовать кассовую программу «ДЭНСИ:КАССА». Полнофункциональная базовая версия программы распространяется бесплатно. Её можно загрузить с сайта разработчика dnc-soft.ru. Подробное описание программы «ДЭНСИ:КАССА» также размещено на этом сайте.

В настоящее время POS-системы  получили большое распространение. Их можно увидеть даже в небольших торговых палатках.
Наиболее дальновидные предприниматели и владельцы магазинов делают ставку на POS-системы, потому что знают о том, что «скупой платит дважды», и понимают необходимость правильного и грамотного учёта продаж и организации торговли, кроме того, это и вопрос престижа, что немаловажно для привлечения покупателей.

В любом случае, при выборе кассового аппарата лучше всего обратиться к специалистам, которые подскажут конкретные модели контрольно-кассовой техники и совместимые с ней программные средства и периферийные устройства. Обычно это специалисты центров технического обслуживания ККТ (ЦТО), которые очень заинтересованы в высоких эксплуатационных характеристиках контрольно-кассовой техники, которую они обслуживают.

ВЫБОР СЕРВИСНОГО ЦЕНТРА

На сегодняшний день закон не предусматривает обязательного заключения договора с сервисной организацией на обслуживание ККТ. Однако, ведущие производители ККТ, в формулярах на ККТ, однозначно указывают на то, что гарантийные обязательства на контрольно-кассовую технику поддерживаются при  условии её регламентного технического обслуживания в авторизованном сервисном центре (АСЦ).

На сегодняшний день законодатель оставляет принятие решения об обслуживании ККТ за пользователем. Однако, учитывая, что  ККТ это не дёшево и, как показывает вся предыдущая практика применения ККТ, она периодически выходит из строя. Поэтому, настоятельно рекомендуется заключить договор комплексного технического обслуживания с центром технического обслуживания (ЦТО) ККТ. Так или иначе, выбор за вами.

На что следует обратить внимание при выборе сервисного центра:

  1. является ли ЦТО плательщиком НДС, что может существенно повлиять на ваш выбор при рассмотрении цен на услуги ЦТО, особенно, если ваша организация является таковым плательщиком;
  2. является ли  ЦТО авторизованным сервисным центром (АСЦ) по обслуживанию выбранных вами моделей ККТ;
  3. Располагает ли ЦТО специалистами в области автоматизации и системной интеграции, особенно, если вы предполагаете эксплуатировать POS-системы;
  4. практикует ли ЦТО использование различных сервисных планов на обслуживание ККТ, систему скидок или надбавок в зависимости от условий эксплуатации ККТ;
  5. указывает ли ЦТО в своём прейскуранте цены с учётом НДС, или об НДС упоминается в конце прейскуранта в дополнение к указанным ценам.
  6. Есть ли у ЦТО свой официальный сайт.

Положительный ответ на поставленные выше вопросы даёт повод рассматривать такие сервисные организации в качестве кандидатов  на обслуживание вашей ККТ.

Набор услуг АСЦ  не регламентируется. Обычно в базовый набор входят

стандартные разовые процедуры:

  1. подготовительные работы (технологические прогоны и тесты, программирование ККМ, оформление необходимого набора документов);
  2. регистрация в личном кабинете на электронном ресурсе ОФД;
  3. регистрация в налоговых органах (активизация ФН через личный кабинет налогоплательщика);

комплексное техническое обслуживание (КТО):

  1. профилактические регламентные работы (внешний осмотр ККМ, чистка и смазка механических узлов, прогон тестов);
  2. телефонные консультации по вопросам, возникающим в процессе эксплуатации ККМ;
  3. работы по вызову (устранение неисправностей, замена или ремонт блоков и узлов ККМ).

Разовые услуги оплачиваются единовременным платежом, а КТО, как правило, оплачивается пользователем ККМ в виде фиксированной абонементной платы за определённый в договоре с клиентом сервисный период.

Следует ещё раз отметить,  что если в отношении ККМ не проводится регулярное техническое обслуживание по вине пользователя (например, по причине несвоевременной оплаты сервисных периодов), или пользователь нарушает предписания, выданные ему специалистами АСЦ по эксплуатации ККМ, то  при поломке в гарантийный период АСЦ может отказать в исполнении  гарантийных обязательств в отношении вышедшей из строя  ККМ. Наряду с базовым набором, АСЦ предлагают своим клиентам и дополнительные услуги.
Некоторые АСЦ (ЦТО), пытаясь привлечь клиента, публикуют сервисные планы или комплексы абонементных услуг, не раскрывая связей целого набора сопутствующих платных процедур (без которых исполнение указанных в абонементе работ невозможно) с работами по абонементу. «Забывают» о выездах мастера за отдельную плату, о стоимости запасных частей, и т.д. В результате, к стоимости абонемента в конце сервисного периода «пристраивается» солидная надбавка, зачастую близкая к стоимости самого абонемента (сервисного плана).

Настоятельно рекомендуем  внимательно читать договор с АСЦ (ЦТО) и тщательно изучать предлагаемые сервисные планы. Предпочтение же следует отдавать сервисным планам, которые  расписаны подробно и основаны на принципе «всё включено». Т.е. вы оплачиваете сервисный период, в течение которого любые консультации, возможные ремонты ваших ККМ, вышедших из строя не по вашей вине (включая стоимость заменяемых узлов, материалов, пломб и выездов специалистов на вашу территорию), не подлежат дополнительной оплате.

Такой подход может показаться более дорогостоящим, чем отдельная оплата каждого случая по мере возникновения проблем, однако в результате, если рассматривать как минимум годовой период обслуживания это, как правило, далеко не так. А самое главное, вы изначально можете заложить в свой годовой бюджет заранее известные затраты, а также облегчить документооборот для своей бухгалтерии. Так или иначе, выбор за вами.

ПРЕДПУСКОВАЯ ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ККТ

Любые ККМ, до начала использования на точках продаж, необходимо подготовить к эксплуатации и  зарегистрировать в налоговой инспекции (ИФНС) по месту налогового учета организации, или её обособленных подразделений.

Подготовка ККМ к регистрации и эксплуатации

Регистрация ККМ в ФНС осуществляется в электронном виде через личный виртуальный кабинет налогоплательщика. Вход в личный кабинет и все регистрационные действия подтверждаются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Ключ с ЭЦП можно заказать и изготовить в любом удостоверяющем центре.
Далее необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Как правило АСЦ являются агентами ОФД. Сотрудники АСЦ заключат с Вами от имени выбранного Вами ОФД договор, подготовят ККМ к регистрации и дальнейшей эксплуатации. .

Регистрация ККТ

Эта ответственная процедура состоит из нескольких этапов и осуществляется через личный кабинет налогоплательщика:

.
1. В форму электронного заявления вводятся следующие данные:
— Адрес установки применения ККТ;
— Наименование места установки ККТ;
— Модель ККТ;
— Модель Фискального накопителя;
— Заводской номер ККТ;
— Использование ККТ;
— Оператор фискальных данных и его ИНН.
Заявление подписывается ЭЦП и отправляется в ФНС.

2. Получение отклика из ФНС с регистрационным номером ККМ.

3. Программирование ККМ и ввод регистрационных данных:
— программирование фирменного клише владельца ККМ;
— установка на ККМ текущей даты и времени;
— выбор системы налогообложения;
— ввод регистрационного номера ККМ;
— ввод пользователя ККТ;
— адрес расчета;
— место расчетов;
— заводской номер ККТ;
— ИНН организации;
— ИНН ОФД;
— эл.адрес отправителя;
— сайт ИФНС.

4. После подтверждения введённой информации происходит активация фискального накопителя ККМ и распечатывается чек фискализации, на котором должны отображаться следующие обязательные реквизиты:
— наименование организации;
— идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
— заводской номер контрольно-кассовой машины;
— адрес расчета;
— номер документа (порядковый номер чека);
— фискальный признак документа;
— дата и время документа;
— наименование ОФД;
— сайт ИФНС.

5.  Завершение регистрации в личном кабинете налогоплательщика происходит путем ввода следующих данных с чека фискализации:
— дата и время документа;
— номер документа (порядковый номер чека);
— фискальный признак документа.

Регистрация завершена.

Признак фискального режима ККМ будет отображаться в каждом пробитом чеке, а сами фискальные данные будут накапливаться в ФН и передаваться на сервер оператора фискальных данных в режиме реального времени.
Все вышеперечисленные операции лучше доверить специалистам АСЦ. Ошибка при подготовке ККМ обойдётся довольно дорого, — как минимум, придётся заменить фискальный накопитель, в то время, как эти риски АСЦ берёт на себя.

Ввод ККМ в эксплуатацию

Зарегистрированная и подготовленная ККТ может вводиться в эксплуатацию.
Обычно, это делается непосредственно на торговых объектах, где режимы работы ККТ адаптируют  к специфическим требованиям пользователя и т.д.
Зачастую пользователи (владельцы) ККТ делают это самостоятельно при условии достаточной квалификации персонала.
АСЦ также может оказать услуги по вводу ККТ в эксплуатацию на территории заказчика (как правило, за дополнительную плату). Кроме того, АСЦ (ранее ЦТО) согласно пункту 11.2. «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации» (Права и обязанности ЦТО), могут проводить подготовку персонала заказчика (технический минимум) для работы в качестве кассиров-операционистов.

Внимание!

Ни одна проверяющая инстанция не вправе потребовать у кассира (продавца) документ, удостоверяющий прохождение им курсов кассира-операциониста.

Документы для работы на ККМ

В течение всего периода эксплуатации ККМ необходимо вести и хранить целый ряд документов. Необходимость ведения документов установлена действующим законодательством. Рассмотрим эти документы.

Карточка регистрации ККМ

(Необходимо было хранить на предприятии, в соответствии с предыдущей редакцией закона 54-ФЗ, сейчас — нет). Карточка выдается владельцу ККМ в ИФНС по окончании процедуры регистрации ККМ. Карточка выдается под роспись доверенного лица владельца ККМ. Карточка регистрации должна всегда храниться на предприятии, при ее отсутствии очень проблематично будет снять ККМ с регистрации. Копию такой карточки часто требуют всевозможные государственные органы при получении торговым предприятием разных лицензий и разрешений. Дата  регистрации ККМ, указанная в карточке, считается первым днем эксплуатации ККМ, со всей необходимой отчетностью.

Книга кассира-операциониста

На сегодняшний день, руководители ФНС декларируют, что при использовании ККМ, передающих фискальную информацию оператору фискальных данных, необязательно применение книги (журнала) кассира-операциониста (форма КМ-4). Однако типовые правила эксплуатации ККМ полностью определяют форму и порядок использования такой книги. И эти правила никто не отменял.

Если решили всё-таки использовать журнал КМ-4:

Книгу кассира-операциониста можно заводить на каждую ККМ или на группу ККМ. Перед началом работы и при ее завершении в этой книге кассиры делают соответствующие записи, ставят даты, подписи, указывают содержимое денежных счетчиков, возвраты сумм и т.д. Книги бывают разных форм для учета специфики работы предприятий различного профиля.

Фактически книга кассира-операциониста представляет собой дневник того, что происходит с ККМ. И ведут этот дневник кассиры, работающие на ККМ, и проверяющие их лица. Книга должна иметь пронумерованные листы, должна быть прошнурована и скреплена печатями, и всегда храниться рядом с ККМ. При проверке применения ККМ проверяющие лица первым делом изучают эту книгу, поэтому необходимо вносить в нее записи своевременно и аккуратно.

Журнал учета вызова технических специалистов

Заводится на торговом предприятии и служит для регистрации сбоев в работе ККМ и отметок об устранении неполадок в работе. Записи в нем ведут кассиры и специалисты АСЦ, обслуживающие ККМ. Специалисты ЦТО оставляют в журнале оттиск своего пломбира, которым опломбирована ККМ. Этот журнал очень полезен, когда необходимо занять правильную позицию при разборе возможных споров между АСЦ и владельцем ККМ. Анализ записей в этом журнале позволяет это сделать.

Акты административных операций

Во время работы ККМ бывает необходимость совершать с ККМ некоторые административные процедуры, которые могут изменить данные учета выручки ККМ: забор ККМ в ремонт, с переводом денежных счетчиков ККМ на нули, возврат ККМ из ремонта, опять таки, с переводом счетчиком на нули, возврат денежных сумм покупателям, перевод ККМ на новый масштаб цен и т.д. В таких случаях, по законодательству, необходимо обязательное присутствие различных должностных лиц: кассира, представителя администрации торгового предприятия, специалиста АСЦ, работника ИФНС. На каждую такую ситуацию собравшиеся лица заполняют и подписывают акт установленной формы, потом хранят его у себя,  каждый — свой экземпляр.

Примечательно, что все акты только подписываются, печатей в них не ставят, зато все записывают. Формы актов желательно иметь в торговом предприятии, чтобы ускорить проведение административных процедур, ибо, пока составляют акт, ККМ не работает.

РАБОТА НА ККМ

Согласно разделу 2, п. 2.1 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчётов с населением № 104, «к работе на кассовой машине  допускаются лица, освоившие правила эксплуатации кассовых машин в объёме технического минимума и изучившие настоящие «Типовые правила»».

ККТ необходимо устанавливать так, чтобы «табло покупателя», на котором отображаются результаты действий кассира-операциониста, находилось в зоне прямой видимости покупателя.

Начало (открытие) смены

Перед началом смены кассир-операционист  должен получить у ответственного лица (например, старшего кассира) ключи от денежного ящика — С-ключ, пароль, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания ККМ под роспись.

На рабочем месте кассир — операционист обязан:

  1. проверить исправность блокирующих устройств, заправить (при необходимости) чековую ленту, проверить и установить, при необходимости, текущую дату и время;
  2. включить ККМ, при необходимости, вывести Х-отчёт, после чего пробитием нулевого чека проверить работоспособность ККМ, четкость печати реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и времени (нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету).

Кассиру-операционисту запрещается:

  1. допускать посторонних лиц к кассовой машине, кроме директора (заведующего) предприятия, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и, с их разрешения, технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
  2. покидать кассовую кабину без уведомления администрации и, не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира-операциониста;
  3. самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);
  4. иметь в кассе (в денежном ящике) личные деньги и деньги, не учтенные через ККМ (кроме денег, выданных перед началом работы).

Оформление продаж

При расчетах с покупателями кассир-операционист обязан:

  1. четко назвать полученную сумму и положить полученные деньги отдельно на виду у покупателя;
  2. напечатать чек на контрольно-кассовой машине;
  3. объявить покупателю общую стоимость покупок;
  4. назвать сумму причитающейся покупателю сдачи и выдать ее вместе с чеком *;
  5. после окончательного расчета*  положить полученные от покупателя деньги в денежный ящик.

*  Чек за покупку (услугу), кассир-операционист  обязан выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги).

Оформление возврата товара

В случае отказа от покупки и наличии у покупателя погашенного чека кассир-операционист должен направить покупателя к администрации торгового предприятия. Директор (заместитель) должен завизировать своей подписью чек и дать распоряжение кассиру-операционисту о возврате денежной суммы из кассы. Кассир-операционист возвращает деньги по завизированному администрацией и предъявленному покупателем чеку только в той  кассе, где он был распечатан и на соответствующую покупке сумму. Чек сохраняется до конца рабочего дня (смены). При сдаче и оформлении выручки за день составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится среди документов за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателям (клиентам) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.

Оформление недостачи или излишка в кассе

Необходимо сверить данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККМ. Выявленные излишки или недостача заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста. По результатам работы, администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию её с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств — оприходовать их с отнесением на результаты хозяйственной деятельности (если излишек был выявлен не в связи с претензией покупателя по взаиморасчётам).

Закрытие (окончание) смены

По окончании смены или по прибытии инкассатора кассир-операционист готовит денежную выручку и платежные документы; составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру. Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку, при наличии), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец смены вписываются в журнал кассира-операциониста. По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало, и конец смены определяется сумма выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков, совпадать с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенных в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4), которая скрепляется подписями кассира-операциониста и представителя администрации.
Все записи в журнале кассира-операциониста производятся в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера.

ВЫХОД ККМ ИЗ СТРОЯ

Блокировка ККМ

При обнаружении какого-либо нарушения в работе ККМ или неправильных действиях оператора, ККМ выдает звуковой сигнал и на индикаторе высвечивается соответствующее сообщение. Работа ККМ блокируется.
В ККМ, как правило, предусмотрены следующие блокировки:

  • при не повернутом ключе «С» или неправильном вводе пароля доступа. При этом блокируется выполнение всех операций и выход из режима пароля. Блокировка действует до момента поворота ключа «С» или ввода правильного пароля;
  • при обрыве чековой или контрольной ленты. Блокировка действует до заправки новой ленты кассиром и последующего нажатия клавиши итог;
  • при падении напряжения во время работы. Строка отпечатывается не полностью. При включении напряжения печатается забойная строка. Пропечатывается новая строка с предыдущей информацией, и эта информация вводится в память ККМ. Во всех денежных регистрах введенная сумма будет учтена один раз;
  • в машине имеется встроенный контроль правильности обработки информации. При наличии ошибки в БУ (блок управления) или ОЗУ (память) на индикаторе — СБ, СП. Возможен только режим Х-отчета. Выход из режима блокировки осуществляется после ремонта;
  • при разрядке аккумулятора батареи питания ОЗУ ниже допустимого уровня (на БИ — АБ). Замену аккумулятора  выполняет  специалист АСЦ;
  • попытка ввести стоимость товара, количество значащих цифр которого больше, чем запрограммировано в машине;
  • попытка ввести количество товаров больше, чем запрограммировано (обычно 4 значащие цифры);
  • при нажатии двух и более клавиш одновременно;
  • при не проведении операции закрытия смены (снятие Х-отчета) при продолжительности смены более 24 часов. Блокировка снимается после снятия Z-отчета;
  • при попытке ввести более раннюю дату, чем дата последней записи, в фискальный накопитель. Блокировка снимается после ввода правильной даты;
  • при обнаружении переполнения количества покупок за смену. Блокировка снимается после проведения операции закрытия смены;
  • при обнаружении переполнения, неисправности, отключения фискальной памяти. Блокировка регистрирующей функции ККМ должна сниматься после устранения причин специалистом ЦТО ККМ.

В разных моделях ККМ могут быть дополнительные блокировки, внесенные заводом-изготовителем.

Неисправность ККМ

Согласно п.8 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением неисправной считается контрольно-кассовая машина, которая:

не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает на чеке реквизиты, предусмотренные в п.4 настоящего Положения;

не печатает, печатает неразборчиво или не полностью печатает контрольную ленту или другие документы, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам и их фискальной (контрольной) памяти;

  • не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам и их фискальной (контрольной) памяти;
  • не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной (контрольной) памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом;
  • применяет прикладные программы, не допущенные Комиссией к использованию с конкретной моделью контрольно-кассовой машины.

В правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин могут быть предусмотрены и другие неисправности, при наличии которых указанные машины не должны применяться.

В случае невозможности дальнейшей работы на ККМ из-за её неисправности кассир-операционист совместно с представителем администрации должен оформить окончание работы на данной ККМ так же, как при окончании смены. Время и причины окончания работы на ККМ должны быть отмечены в книге кассира-операциониста.

ККМ необходимо отключить от сети. Администрация  должна вызывать специалиста АСЦ (программиста, специалиста по электронике, системам управления, связи), сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста.

Ремонт ККМ, как правило, проводится только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков (Х-отчет) и снятия пломбы (марки — пломбы) с кожуха аппарата (при необходимости). Показания денежных и контрольных счетчиков по окончании ремонта проверяются, а кожух кассовой машины пломбируется. О результатах проверки машины и пломбирования кожуха с участием специалиста АСЦ и налогового инспектора составляется акт по форме КМ-2.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении коротко о регламентах возможных проверок со стороны контролирующей организации и о снятии ККТ с учёта.

О проверках

Новая редакция закона 54-ФЗ не обязывает пользователей ККТ вести журналы КМ-4 и КМ-8, в кассах больше нет ЭКЛЗ, нет бумажной карточки регистрации ККМ. Но все эти документы нужно обязательно хранить не менее трёх лет!

Надзор (контрольные функции) за соблюдением правил применения  ККТ возложен на налоговые службы Российской Федерации.

В соответствии с Законом о ККМ налоговые органы обязаны:

  1. осуществлять контроль над соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятии;
  2. проверять документы, связанные с применением контрольно-кассовых машин, получать объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проверке;
  3. проводить проверки правильности выдачи чеков.

При проверке соблюдения Закона о ККМ работники налоговой службы обязаны предъявлять свое удостоверение и поручение на право проведения проверки, подписанное руководителем (заместителем руководителя) инспекции ФНС России.

При проведении проверок выполнения Закона о ККМ налоговые органы проверяют следующие первичные документы:

  1. Паспорт (формуляр) контрольно-кассовой машины установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию и ремонтах;
  2. Карточку регистрации ККМ;
  3. Книгу кассира-операциониста;
  4. Контрольные ленты (ЭКЛЗ);
  5. Кассовую книгу или сводный кассовый (товарный) отчет;
  6. Расчетные и платежные документы по учету выручки и дохода;
  7. Кассовые чеки;
  8. Фискальные отчеты за соответствующие периоды.

Кроме того, проверяющие инспекторы обязательно обратят своё внимание на наличие и актуальность средств визуального контроля (СВК) на ККМ, отсутствие, нарушение целостности или истекший срок действия которых (марки — пломбы, голограммы Госреестра и сервисного обслуживания) считается применением неисправной ККМ со всеми вытекающими отсюда печальными последствиями.

Ответственность за нарушение требований законодательства о применении ККТ

Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

  • неприменение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт при продаже товаров (оказании услуг, выполнении работ) – часть 2 статьи 14.5 КоАП РФ;

  • применение контрольно-кассовой техники, не соответствующей установленным требованиям — часть 2 статьи 14.5 КоАП РФ;

  • использование контрольно-кассовой техники с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения — часть 2 статьи 14.5 КоАП РФ;

  • отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) — часть 2 статьи 14.5 КоАП РФ.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличность и порядка ведения кассовых операций

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров – статья 15.1 КоАП РФ;

  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности – статья 15.1 КоАП РФ;

  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов – статья 15.1 КоАп РФ.

Снятие ККМ с учёта

Для снятия ККМ с учёта потребуется сама ККМ и следующие документы:

  1. Заявление установленной формы, которое обычно выдается в отделении ИФНС.
  2. Копия последнего баланса предприятия с отметкой об отсутствии задолженности (необходимо уточнять в отделении ИФНС).
  3. Карточка регистрации ККМ.
  4. Формуляр (паспорт) ККМ.
  5. Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).
  6. Журнал вызова тех. спец. (форма КМ-8)

Сама процедура снятия ККМ с учёта может проводиться представителями предприятия без привлечения специалистов ЦТО. Однако многие ЦТО предоставляют и такие услуги. Воспользоваться ими, или нет — Ваше право.

У Д А Ч И   !

Приложения